Kebijakan Privasi dan Perlindungan Data Pribadi

Paragraph Institute Paragraph Institute menyediakan kebijakan privasi untuk menjelaskan pengelolaan data calon peserta kursus dan layanan tes bahasa. Informasi yang diproses dapat mencakup identitas, kontak, foto, serta dokumen pendaftaran. Setiap pengumpulan data harus memiliki tujuan jelas dan mengikuti ketentuan pelindungan data pribadi.

Halaman ini menjelaskan hak pemilik data, alasan pengumpulan informasi, kemungkinan keterlibatan pihak ketiga, serta mekanisme permintaan penghapusan data pribadi.

• Pengelola: Paragraph Institute
• Website: https://paragraph.sch.id/
• Jenis layanan: Kursus bahasa asing dan layanan tes apabila tersedia
• Data utama: Identitas, kontak, pendaftaran, dan dokumen pendukung sesuai kebutuhan layanan
• Hak peserta: Akses, perbaikan, penarikan persetujuan, dan permintaan penghapusan sesuai hukum
• Kontak privasi: 0851-8200-8973
• Dasar hukum utama: Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi

1. Identitas Pengelola Data Pribadi

Paragraph Institute merupakan lembaga pendidikan nonformal yang menyediakan kursus Bahasa Inggris, Mandarin, Arab, dan Jepang di Kecamatan Pare, Kabupaten Kediri, Jawa Timur.

Dalam penyelenggaraan layanannya, lembaga dapat memerlukan informasi tertentu untuk keperluan pendaftaran, komunikasi, administrasi pendidikan, dan pelaksanaan program yang dipilih peserta.

Informasi pengelola yang dapat dihubungi adalah sebagai berikut.

Informasi mengenai identitas dan kegiatan lembaga juga tersedia melalui halaman profil Paragraph Institute.

2. Jenis Data Pribadi yang Dapat Dikumpulkan

Jenis data yang diperlukan bergantung pada layanan yang digunakan. Tidak semua peserta kursus atau pengunjung website harus menyerahkan dokumen identitas seperti KTP maupun foto diri.

Data Identitas dan Komunikasi

Ketika seseorang melakukan pendaftaran, membuat akun, atau menghubungi pengelola, informasi yang diminta dapat mencakup:

• Nama lengkap peserta.
• Nomor telepon atau WhatsApp.
• Alamat email apabila diperlukan.
• Alamat domisili atau alamat korespondensi jika relevan.
• Nama orang tua atau wali untuk peserta anak-anak.
• Pilihan program atau layanan yang diminati.
• Riwayat komunikasi terkait pendaftaran.

Setiap kolom formulir perlu memiliki tujuan yang jelas. Informasi yang tidak relevan dengan kebutuhan layanan tidak seharusnya diwajibkan.

Dokumen Identitas untuk Layanan Tes

Beberapa layanan tes bahasa mungkin mensyaratkan pemeriksaan identitas peserta. Persyaratan tersebut bergantung pada ketentuan penyelenggara tes yang bersangkutan.

Jika suatu layanan benar-benar memerlukan verifikasi identitas, dokumen yang mungkin diminta antara lain:

• Foto atau salinan KTP.
• Paspor atau dokumen identitas alternatif yang diterima penyelenggara.
• Foto wajah atau foto peserta.
• Data tanggal lahir atau nomor identitas sesuai persyaratan.
• Informasi pendaftaran, nomor peserta, dan pilihan sesi ujian.

Pengumpulan KTP, foto wajah, dan dokumen identitas hanya boleh dilakukan apabila memang diperlukan. Sebelum dokumen dikirimkan, peserta harus mendapat penjelasan mengenai tujuan, penerima, serta jangka waktu penyimpanannya.

Apabila layanan tes melibatkan verifikasi wajah menggunakan teknologi biometrik, pemrosesannya memerlukan perhatian tambahan karena berpotensi melibatkan kategori data pribadi yang bersifat spesifik.

Data Transaksi dan Hasil Layanan

Dalam kegiatan administrasi, informasi lain mungkin diperlukan untuk mencocokkan pendaftaran dengan pembayaran maupun layanan yang diterima.

Data tersebut dapat berupa kode transaksi, status pembayaran, bukti pembayaran, nomor pendaftaran, jadwal ujian, serta hasil tes apabila layanan terkait memang menyediakannya.

Data rekening atau informasi pembayaran tidak boleh digunakan untuk tujuan lain yang tidak memiliki dasar pemrosesan yang sah.

3. Tujuan Pemrosesan Data Pribadi Peserta

Setiap data yang dikumpulkan harus memiliki hubungan langsung dengan kebutuhan layanan. Pengelola perlu menjelaskan tujuan tersebut sebelum peserta mengirimkan informasi pribadi.

Data pribadi tidak boleh digunakan untuk tujuan baru yang tidak sesuai dengan pemberitahuan awal tanpa dasar hukum yang sah.

Apabila informasi peserta akan digunakan untuk publikasi, testimoni, atau materi promosi, pengelola perlu menentukan dasar pemrosesan yang sesuai dan menjelaskan penggunaannya kepada pemilik data.

4. Dasar Hukum Penggunaan Data Peserta

Pemrosesan data pribadi di Indonesia harus mengikuti dasar hukum yang berlaku. Persetujuan merupakan salah satu dasar pemrosesan, tetapi bukan satu-satunya dasar yang dibenarkan.

Menurut Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, dasar pemrosesan dapat mencakup persetujuan eksplisit, pelaksanaan perjanjian, kewajiban hukum, atau dasar sah lainnya yang memenuhi ketentuan.

Dalam konteks layanan pendidikan bahasa, dasar pemrosesan perlu ditentukan sesuai kegiatan yang benar-benar dilakukan.

• Administrasi pendaftaran: Dapat berkaitan dengan pelaksanaan perjanjian layanan atau langkah yang diminta calon peserta sebelum mendaftar.
• Dokumen identitas: Memerlukan tujuan verifikasi yang jelas beserta dasar pemrosesan yang sesuai.
• Penyimpanan dokumen transaksi: Dapat berkaitan dengan pemenuhan kewajiban hukum atau administrasi yang sah.
• Komunikasi promosi: Harus memiliki dasar pemrosesan tersendiri dan menghormati pilihan penerima.

Memberikan data untuk mengikuti suatu layanan tidak otomatis berarti peserta menyetujui seluruh bentuk pemanfaatan data di luar kebutuhan layanan tersebut.

5. Pihak yang Dapat Menerima Data Pribadi

Informasi peserta tidak selalu dapat diproses oleh satu pihak saja. Dalam kondisi tertentu, penyelenggaraan kursus atau tes dapat melibatkan penyedia teknologi, pengelola administrasi, dan mitra layanan.

Petugas Internal Paragraph Institute

Petugas yang diberi tanggung jawab sesuai tugasnya dapat memerlukan akses terhadap data pendaftaran. Namun, akses tersebut harus dibatasi berdasarkan kebutuhan pekerjaan.

Dokumen identitas tidak seharusnya dapat dilihat oleh seluruh anggota organisasi tanpa alasan operasional yang sah.

Penyelenggara atau Mitra Tes

Apabila Paragraph Institute menyelenggarakan atau memfasilitasi tes yang melibatkan pihak lain, data peserta mungkin perlu diteruskan kepada penyelenggara yang berwenang.

Informasi yang wajib dijelaskan sebelum pengiriman mencakup nama penerima, jenis data, tujuan pengiriman, serta tanggung jawab masing-masing pihak.

Daftar mitra penerima data layanan tes: [WAJIB DIISI: Nama penyelenggara tes dan perannya, atau nyatakan bahwa belum ada layanan tes yang melibatkan mitra].

Pengelola tidak boleh menyatakan bahwa data diteruskan kepada lembaga pengujian tertentu apabila hubungan dan kebutuhan pemrosesannya belum dapat dibuktikan.

Penyedia Teknologi dan Sistem Pembayaran

Website, layanan komunikasi, pengelolaan akun, dan pembayaran mungkin melibatkan penyedia sistem elektronik.

Jika penyedia layanan tersebut memproses data pribadi, hubungan dan tanggung jawab pemrosesannya harus diperiksa. Hal ini juga berlaku ketika data disimpan atau diproses melalui infrastruktur di luar Indonesia.

Penyedia sistem yang mengakses data: [WAJIB DIISI: Nama hosting, formulir, penyimpanan dokumen, layanan pesan, dan payment gateway yang benar-benar digunakan].

6. Jangka Waktu Penyimpanan Data Pribadi

Data pribadi tidak boleh disimpan tanpa batas waktu hanya karena pernah dikumpulkan. Masa penyimpanan harus mengikuti tujuan penggunaan, kewajiban hukum, serta jadwal retensi yang berlaku.

Setiap kategori data perlu memiliki periode penyimpanan yang dapat dijelaskan kepada peserta. Ketentuannya juga harus membedakan dokumen identitas, catatan transaksi, dan arsip hasil layanan.

Penetapan angka retensi harus berdasarkan praktik penyimpanan yang benar-benar diterapkan. Data yang masih diperlukan untuk kewajiban hukum atau penyelesaian perkara dapat memiliki ketentuan berbeda.

Apabila salinan dokumen tersimpan pada perangkat petugas, aplikasi percakapan, atau cadangan sistem, seluruh lokasi penyimpanan tersebut juga perlu masuk dalam prosedur retensi dan penghapusan.

7. Keamanan KTP, Foto, dan Informasi Peserta

Keamanan informasi menjadi perhatian khusus ketika data mencakup nomor identitas, foto wajah, atau dokumen resmi. Pengungkapan tanpa izin dapat menimbulkan risiko penyalahgunaan identitas.

Paragraph Institute perlu memastikan bahwa tindakan keamanan yang diberitahukan kepada peserta sesuai dengan sistem yang benar-benar diterapkan.

Pengendalian Akses Dokumen

Dokumen identitas harus ditangani oleh petugas yang memiliki tugas terkait. Hak akses perlu diperiksa saat terjadi pergantian petugas atau perubahan tanggung jawab pekerjaan.

Penggunaan akun bersama, penyimpanan pada perangkat tanpa perlindungan, serta pembagian dokumen melalui saluran yang tidak diperlukan perlu dihindari.

Perlindungan Penyimpanan dan Pengiriman

Pengelola perlu menerapkan perlindungan teknis yang sesuai dengan risiko data, termasuk pengamanan akun dan pengendalian akses penyimpanan.

Apabila menggunakan formulir unggahan atau layanan komunikasi pihak ketiga, pengelola harus memahami bagaimana dokumen ditransmisikan, disimpan, dan dapat dihapus.

Kontrol keamanan yang benar-benar diterapkan: [WAJIB DIISI: Metode pengamanan akun, pembatasan akses, perlindungan berkas, lokasi penyimpanan, dan prosedur pencadangan yang telah diterapkan].

Penanganan Insiden Keamanan Data

Apabila terjadi dugaan akses ilegal atau kebocoran data, pengelola perlu melakukan pemeriksaan, pembatasan risiko, serta tindakan pemulihan.

UU Pelindungan Data Pribadi mengatur kewajiban pemberitahuan tertulis paling lambat 3 x 24 jam kepada subjek data pribadi dan lembaga yang berwenang dalam hal terjadi kegagalan pelindungan data pribadi yang memenuhi ketentuan tersebut.

Pemberitahuan memuat informasi mengenai data yang terungkap, waktu dan cara terjadinya insiden, serta langkah penanganannya.

8. Hak Peserta atas Data Pribadinya

Peserta dan pemilik data memiliki hak yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. Hak tersebut berlaku dengan memperhatikan persyaratan dan pengecualian hukum yang relevan.

• Hak memperoleh informasi: Mengetahui identitas pengelola, tujuan, dan dasar penggunaan data.
• Hak akses: Meminta akses atau salinan data pribadi sesuai ketentuan.
• Hak perbaikan: Meminta pembaruan informasi yang salah atau tidak akurat.
• Hak menarik persetujuan: Menarik persetujuan atas pemrosesan yang menggunakan persetujuan sebagai dasar hukumnya.
• Hak pembatasan: Mengajukan permintaan pembatasan pemrosesan dalam kondisi yang diperbolehkan.
• Hak penghapusan: Meminta penghapusan atau pemusnahan data berdasarkan ketentuan yang berlaku.
• Hak keberatan: Mengajukan keberatan atas pemrosesan otomatis tertentu yang berdampak signifikan.

Permintaan peserta tidak selalu berarti seluruh catatan harus dihapus seketika. Sebagian informasi mungkin masih perlu dipertahankan apabila terdapat kewajiban hukum yang sah.

9. Cara Mengajukan Permintaan Penghapusan Data

Peserta yang ingin menghapus data pribadi perlu memiliki saluran permohonan yang jelas. Prosedur ini juga mencakup permintaan perbaikan, akses, dan penarikan persetujuan.

Langkah Mengajukan Permohonan

Permohonan dapat diajukan melalui kontak resmi Paragraph Institute dengan menyebutkan bahwa pesan berkaitan dengan pelindungan data pribadi.

1. Hubungi nomor 0851-8200-8973 dan minta dihubungkan dengan penanggung jawab privasi.
2. Jelaskan jenis permintaan, seperti penghapusan foto, perbaikan identitas, atau akses terhadap data.
3. Sebutkan informasi yang cukup untuk menemukan catatan pendaftaran terkait.
4. Ikuti prosedur verifikasi identitas yang diperlukan tanpa mengirimkan dokumen sensitif secara berlebihan.
5. Minta bukti penerimaan permohonan atau nomor referensi jika tersedia.
6. Pengelola memeriksa dasar pemrosesan, kewajiban retensi, serta lokasi penyimpanan data yang dimohonkan.
7. Pengelola memberitahukan hasil permohonan dan tindakan yang dilakukan sesuai ketentuan hukum.

Saluran khusus permohonan privasi: [WAJIB DIISI: Nomor, alamat email, atau formulir yang benar-benar digunakan untuk menerima dan mencatat permohonan].

Prosedur tindak lanjut: [WAJIB DIISI: Petugas penerima, mekanisme pencatatan, verifikasi, pemeriksaan arsip, dan pemberitahuan penyelesaian].

Apakah Semua Data Bisa Langsung Dihapus?

Permintaan penghapusan harus dievaluasi berdasarkan tujuan pemrosesan dan kewajiban hukum yang masih berlaku.

Apabila data sudah tidak diperlukan dan tidak ada kewajiban penyimpanan yang sah, pengelola perlu menindaklanjuti penghapusannya sesuai ketentuan.

Apabila data harus dipertahankan untuk alasan hukum, peserta perlu memperoleh penjelasan mengenai dasar dan cakupan penyimpanan tersebut.

10. Perlindungan Data Anak-Anak dan Peserta di Bawah Umur

Paragraph Institute Paragraph Institute menyediakan bidang pembelajaran bahasa bagi anak-anak dan orang dewasa. Karena itu, pengelolaan informasi peserta anak perlu mendapatkan perhatian khusus.

UU Pelindungan Data Pribadi mengatur bahwa pemrosesan data pribadi anak memerlukan persetujuan orang tua dan/atau wali sesuai ketentuan yang berlaku.

Data anak tidak boleh dikumpulkan lebih banyak daripada yang diperlukan untuk tujuan pendidikan yang dijelaskan.

Apabila orang tua atau wali mengajukan permintaan mengenai data anak, pengelola perlu memverifikasi kewenangannya sebelum memberikan akses atau melakukan perubahan.

11. Privasi Pengunjung Website dan Layanan Digital

Pengunjung dapat mengakses website Paragraph Institute untuk mengenal lembaga dan mencari informasi layanan.

Situs juga memiliki fitur komunikasi dan akses akun. Pemrosesan melalui fitur tersebut perlu mengikuti tujuan yang diberitahukan kepada pengguna.

Formulir Pendaftaran dan Akun Peserta

Apabila pengguna membuat akun atau mengirim formulir, sistem dapat memproses informasi yang dimasukkan untuk menjalankan fungsi terkait.

Pengelola harus memastikan bahwa informasi sensitif tidak ditampilkan kepada pengguna lain atau dapat diakses secara publik.

Cookie dan Data Teknis

Website dapat menggunakan teknologi seperti cookie, penyimpanan sesi, atau catatan server untuk mendukung fungsi tertentu.

Informasi teknis yang mungkin diproses mencakup alamat IP, jenis perangkat, waktu akses, dan aktivitas yang relevan dengan operasional sistem.

Teknologi pelacakan yang digunakan: [WAJIB DIISI: Daftar cookie, analitik, pixel, layanan pihak ketiga, dan tujuannya setelah dilakukan pemeriksaan teknis].

Penggunaan cookie nonesensial perlu mengikuti mekanisme pemberitahuan dan persetujuan yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

12. Pengiriman Data melalui WhatsApp dan Platform Eksternal

Ketika peserta berkomunikasi melalui aplikasi pihak ketiga, layanan tersebut dapat memiliki kebijakan privasi dan mekanisme pemrosesan data tersendiri.

Penggunaan WhatsApp, misalnya, perlu dibedakan dari penyimpanan informasi pada sistem internal lembaga.

Karena itu, peserta sebaiknya tidak mengirimkan KTP atau dokumen sensitif melalui percakapan biasa sebelum memperoleh instruksi resmi dan memahami tujuan pemrosesannya.

Jika pengelola meminta dokumen melalui aplikasi pihak ketiga, prosedur penyimpanan, akses, penerusan, dan penghapusan dokumen harus dapat dijelaskan secara transparan.

Pengiriman data kepada pihak ketiga, termasuk kemungkinan transfer lintas negara, wajib mempertimbangkan ketentuan UU Pelindungan Data Pribadi yang relevan.

13. Perubahan dan Pembaruan Kebijakan Privasi

Kebijakan privasi dapat memerlukan pembaruan apabila terjadi perubahan layanan, sistem pendaftaran, metode pengumpulan dokumen, atau ketentuan perundang-undangan.

Setiap perubahan penting perlu diinformasikan dengan cara yang sesuai. Apabila perubahan melibatkan tujuan pemrosesan baru yang memerlukan persetujuan, pengelola harus memenuhi persyaratan persetujuan tersebut.

Tanggal berlaku: [WAJIB DIISI: Tanggal kebijakan mulai diberlakukan].

Pembaruan terakhir: [WAJIB DIISI: Tanggal revisi kebijakan].

14. Dasar Hukum dan Informasi Lebih Lanjut

Kebijakan ini disusun dengan memperhatikan prinsip pelindungan data pribadi yang berlaku di Indonesia, terutama ketentuan mengenai transparansi, tujuan pemrosesan, keamanan, hak subjek data, dan penghapusan data.

Rujukan utamanya adalah UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi melalui JDIH Komdigi.

Penerapan kebijakan ini perlu disesuaikan dengan proses operasional, sistem elektronik, hubungan dengan penyedia layanan, serta kewajiban hukum yang benar-benar berlaku bagi Paragraph Institute.

FAQ – Kebijakan Privasi dan Data Peserta

Berikut beberapa pertanyaan penting mengenai penggunaan identitas, dokumen pribadi, dan hak peserta dalam layanan pendidikan bahasa.

• Q: Mengapa layanan tes meminta KTP atau foto peserta?
  A: Sebagian layanan tes mensyaratkan verifikasi identitas untuk mencocokkan pendaftar dengan peserta ujian. Dokumen hanya boleh diminta apabila relevan dengan persyaratan layanan dan memiliki dasar pemrosesan yang sah.
• Q: Apakah semua peserta kursus harus menyerahkan KTP?
  A: Tidak otomatis. Kebutuhan dokumen identitas bergantung pada jenis layanan. Pengelola harus menjelaskan persyaratan yang berlaku sebelum melakukan pengumpulan.
• Q: Apakah data KTP diberikan kepada pihak lain?
  A: Data dapat diteruskan jika diperlukan untuk pelaksanaan layanan yang sah. Identitas penerima, tujuan, dan jenis data yang dibagikan harus dijelaskan kepada peserta.
• Q: Berapa lama foto KTP peserta disimpan?
  A: Lama penyimpanan mengikuti jadwal retensi yang ditetapkan berdasarkan kebutuhan layanan dan kewajiban hukum. Periode spesifik wajib diberitahukan oleh pengelola sebelum dokumen dikumpulkan.
• Q: Apakah peserta dapat meminta penghapusan data?
  A: Ya. Peserta memiliki hak mengajukan penghapusan sesuai UU Pelindungan Data Pribadi. Pelaksanaannya mempertimbangkan kewajiban penyimpanan atau pengecualian hukum yang masih berlaku.
• Q: Bagaimana jika peserta mengirim data yang salah?
  A: Peserta dapat mengajukan perbaikan melalui kontak resmi. Pengelola perlu memverifikasi permintaan dan menindaklanjutinya sesuai ketentuan hukum.
• Q: Apakah data anak-anak mendapatkan perlindungan?
  A: Ya. Pemrosesan data pribadi anak memerlukan perhatian khusus, termasuk persetujuan orang tua dan/atau wali sesuai peraturan yang berlaku.
• Q: Siapa yang dapat dihubungi untuk masalah privasi?
  A: Peserta dapat memulai dengan menghubungi nomor lembaga 0851-8200-8973 dan meminta kontak petugas yang bertanggung jawab atas pengelolaan data pribadi.